Microsoft Excel में Cell Styles , Header Styles , Highlighting Styles , Format as Table , Table Style और Banded Row

लेखक: Computer Dictionary - जुलाई 23, 2024

Microsoft Excel एक शक्तिशाली स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर है जिसका उपयोग डेटा विश्लेषण, रिपोर्टिंग, और वित्तीय गणनाओं के लिए व्यापक रूप से किया जाता है। इसके कई फीचर्स में से एक महत्वपूर्ण फीचर CELL STYLES है।

विषयसूची

1. Excel में CELL STYLES

2. CELL STYLES में HEADER STYLES

3. CELL STYLES में HIGHLIGHTING STYLES

4. EXCEL में "FORMAT AS TABLE" विकल्प का परिचय

5. TABLE STYLE क्या है?

6. BANDED ROW क्या है?

7. निष्कर्ष

Excel में CELL STYLES

CELL STYLES का उपयोग करके आप अपने स्प्रेडशीट को न केवल अधिक आकर्षक बना सकते हैं बल्कि डेटा को अधिक स्पष्ट और संगठित भी बना सकते हैं। इस लेख में, हम CELL STYLES के महत्व और उनके उपयोग के बारे में चर्चा करेंगे।

CELL STYLES का महत्व

स्पष्टता और पठनीयता:

CELL STYLES का उपयोग करके आप डेटा को आसानी से पढ़ने योग्य बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, हेडर और महत्वपूर्ण डेटा को हाइलाइट करने के लिए आप बोल्ड या रंगीन टेक्स्ट का उपयोग कर सकते हैं।

संगठन और संरचना:

CELL STYLES का उपयोग करके आप अपने डेटा को विभिन्न श्रेणियों में व्यवस्थित कर सकते हैं। इससे डेटा का विश्लेषण और तुलना करना आसान हो जाता है।

पेशेवर प्रस्तुति:

एक अच्छी तरह से स्वरूपित स्प्रेडशीट अधिक पेशेवर और प्रभावशाली दिखती है। यह दर्शकों पर अच्छा प्रभाव डालता है, चाहे वह आपके सहकर्मी हों या क्लाइंट।

CELL STYLES का उपयोग कैसे करें

डिफ़ॉल्ट CELL STYLES:

Excel में पहले से ही कई डिफ़ॉल्ट CELL STYLES मौजूद होते हैं जिन्हें आप आसानी से उपयोग कर सकते हैं। इसके लिए आपको ‘Home’ टैब में जाकर ‘Cell Styles’ पर क्लिक करना होता है।
यहाँ पर आप विभिन्न प्रीसेट STYLES देख सकते हैं जैसे कि ‘Normal’, ‘Bad’, ‘Good’, ‘Neutral’, आदि।

CUSTOM CELL STYLES बनाना:

यदि डिफ़ॉल्ट STYLES आपके आवश्यकता को पूरा नहीं करते हैं, तो आप अपने स्वयं के CUSTOM STYLES बना सकते हैं। इसके लिए:

‘Cell Styles’ पर क्लिक करें और ‘New Cell Style’ चुनें।
आपको एक नया डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जहाँ आप अपने स्टाइल का नाम और फॉर्मेटिंग विकल्प चुन सकते हैं।
फॉर्मेटिंग विकल्पों में फॉन्ट, बॉर्डर, फिल, और नंबर फॉर्मेट शामिल होते हैं।

CELL STYLES को लागू करना:

किसी भी सेल या सेल रेंज को स्टाइल करने के लिए, सबसे पहले उसे चयनित करें।
फिर ‘Home’ टैब में जाकर ‘Cell Styles’ पर क्लिक करें और अपनी पसंद का स्टाइल चुनें। चयनित स्टाइल तुरंत चयनित सेल्स पर लागू हो जाएगा।

कुछ महत्वपूर्ण CELL STYLES

HEADER STYLES:

यह स्टाइल हेडर सेल्स के लिए होता है और इसमें आमतौर पर बोल्ड टेक्स्ट, बड़ा फॉन्ट साइज और बैकग्राउंड कलर होता है।

DATA STYLES:

यह स्टाइल डेटा सेल्स के लिए होता है और इसमें फॉन्ट, बॉर्डर, और नंबर फॉर्मेटिंग शामिल होती है। उदाहरण के लिए, मुद्रा (करेंसी) या प्रतिशत (परसेंटेज) के लिए विशेष फॉर्मेटिंग का उपयोग किया जा सकता है।

HIGHLIGHTING STYLES:

महत्वपूर्ण डेटा या त्रुटियों को हाइलाइट करने के लिए उपयोग किए जाने वाले STYLES। इसमें आमतौर पर रंगीन बैकग्राउंड या बॉर्डर का उपयोग होता है।

CELL STYLES में HEADER STYLES

Microsoft Excel में HEADER STYLES का उपयोग हेडर सेल्स को स्वरूपित करने के लिए किया जाता है ताकि वे बाकी डेटा से अलग दिखें और स्पष्ट रूप से पहचान में आ सकें। HEADER STYLES का उपयोग करके आप अपनी स्प्रेडशीट को अधिक व्यवस्थित और पढ़ने में आसान बना सकते हैं। यहां हम HEADER STYLES के विभिन्न पहलुओं पर चर्चा करेंगे:

HEADER STYLES का महत्व

स्पष्टता और पठनीयता:

HEADER STYLES का उपयोग करके आप अपनी स्प्रेडशीट के हेडर को बाकी डेटा से अलग और स्पष्ट बना सकते हैं। यह आपको और आपके दर्शकों को आसानी से हेडर और डेटा के बीच अंतर पहचानने में मदद करता है।

संगठन और संरचना:

HEADER STYLES डेटा को श्रेणियों में व्यवस्थित करने में मदद करते हैं। इससे डेटा का विश्लेषण और तुलना करना आसान हो जाता है।

पेशेवर प्रस्तुति:

HEADER STYLES का उपयोग करने से आपकी स्प्रेडशीट अधिक पेशेवर और आकर्षक दिखती है। यह दर्शकों पर अच्छा प्रभाव डालता है।

HEADER STYLES कैसे लागू करें

डिफ़ॉल्ट HEADER STYLES का उपयोग:

Excel में पहले से कई डिफ़ॉल्ट HEADER STYLES मौजूद होते हैं। इन्हें लागू करने के लिए:

उस सेल या सेल रेंज को चयनित करें जिसे आप हेडर स्टाइल देना चाहते हैं।
‘Home’ टैब में जाएं और ‘Cell Styles’ पर क्लिक करें।
यहाँ पर आपको विभिन्न प्रीसेट STYLES दिखेंगे, जिनमें हेडर के लिए उपयुक्त STYLES भी शामिल होते हैं, जैसे कि ‘Heading 1’, ‘Heading 2’, आदि। इनमें से किसी एक को चुनें।

CUSTOM HEADER STYLES बनाना:

यदि डिफ़ॉल्ट STYLES आपकी आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं, तो आप CUSTOM HEADER STYLES भी बना सकते हैं:

‘Cell Styles’ पर क्लिक करें और ‘New Cell Style’ चुनें।
नए डायलॉग बॉक्स में, स्टाइल का नाम दें और ‘Format’ बटन पर क्लिक करें।
फॉर्मेटिंग विकल्पों में, फॉन्ट, बॉर्डर, और फिल के विकल्प चुनें। हेडर के लिए, आप बोल्ड टेक्स्ट, बड़ा फॉन्ट साइज, और बैकग्राउंड कलर का उपयोग कर सकते हैं।

HEADER STYLES के सामान्य तत्व

फॉन्ट और टेक्स्ट स्टाइल:

HEADER STYLES में आमतौर पर बोल्ड और बड़ा फॉन्ट साइज होता है ताकि वे आसानी से ध्यान आकर्षित कर सकें।

बैकग्राउंड कलर:

हेडर सेल्स को हाइलाइट करने के लिए अक्सर बैकग्राउंड कलर का उपयोग किया जाता है। यह हेडर को बाकी डेटा से अलग दिखने में मदद करता है।

बॉर्डर:

हेडर सेल्स को बॉर्डर देकर भी अलग दिखाया जा सकता है। यह उन्हें बाकी डेटा से स्पष्ट रूप से विभाजित करता है।

टेक्स्ट कलर:

हेडर टेक्स्ट का कलर भी अलग हो सकता है, जैसे कि सफेद टेक्स्ट काले बैकग्राउंड पर या गहरे रंग का टेक्स्ट हल्के बैकग्राउंड पर।

CELL STYLES में HIGHLIGHTING STYLES

Microsoft Excel में HIGHLIGHTING STYLES का उपयोग डेटा को विशिष्ट रूप से पहचानने और हाइलाइट करने के लिए किया जाता है। HIGHLIGHTING STYLES डेटा की पठनीयता को बढ़ाने और महत्वपूर्ण जानकारी पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करती हैं। आइए, HIGHLIGHTING STYLES के विभिन्न पहलुओं को समझते हैं:

HIGHLIGHTING STYLES का महत्व

महत्वपूर्ण डेटा को हाइलाइट करना:

HIGHLIGHTING STYLES का उपयोग करके आप महत्वपूर्ण डेटा को विशेष रूप से पहचान सकते हैं। यह दर्शकों का ध्यान उन डेटा पॉइंट्स पर केंद्रित करता है जो सबसे महत्वपूर्ण हैं।

त्रुटियों को पहचानना:

HIGHLIGHTING STYLES का उपयोग त्रुटियों को पहचानने और हाइलाइट करने के लिए भी किया जा सकता है। इससे त्रुटियों को तुरंत सुधारा जा सकता है।

डेटा की तुलना और विश्लेषण:

विभिन्न रंगों और शैलियों का उपयोग करके आप डेटा की तुलना और विश्लेषण को आसान बना सकते हैं। यह आपको विभिन्न श्रेणियों और मानदंडों के बीच अंतर करने में मदद करता है।

HIGHLIGHTING STYLES के विभिन्न प्रकार

Excel में कई प्रकार की HIGHLIGHTING STYLES होती हैं जिनका उपयोग विभिन्न उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है। यहाँ कुछ प्रमुख HIGHLIGHTING STYLES दिए गए हैं:

फिल कलर (Fill Color):

फिल कलर का उपयोग किसी सेल या सेल रेंज के बैकग्राउंड को रंगने के लिए किया जाता है। यह सबसे सामान्य HIGHLIGHTING स्टाइल है। उदाहरण: महत्वपूर्ण डेटा को पीले रंग से हाइलाइट करना।

टेक्स्ट कलर (Text Color):

टेक्स्ट कलर का उपयोग टेक्स्ट के रंग को बदलने के लिए किया जाता है। यह विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब आप बैकग्राउंड और टेक्स्ट दोनों को हाइलाइट करना चाहते हैं। उदाहरण: लाल रंग में त्रुटिपूर्ण डेटा दिखाना।

बॉर्डर (Border):

बॉर्डर का उपयोग सेल्स के चारों ओर बॉर्डर जोड़ने के लिए किया जाता है। यह डेटा को विभाजित करने और हाइलाइट करने में मदद करता है। उदाहरण: किसी विशेष सेल रेंज के चारों ओर मोटी बॉर्डर लगाना।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग (Conditional Formatting):

कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग सेल्स को विशेष शर्तों के आधार पर स्वचालित रूप से हाइलाइट करने के लिए किया जाता है। उदाहरण: 100 से अधिक मान वाले सेल्स को लाल रंग से हाइलाइट करना।

HIGHLIGHTING STYLES कैसे लागू करें

सेल या सेल रेंज का चयन करें:

सबसे पहले उस सेल या सेल रेंज को चयनित करें जिसे आप हाइलाइट करना चाहते हैं।

होम टैब में जाएं:

Excel के होम टैब में जाएं और 'Cell Styles' या 'Conditional Formatting' विकल्प पर क्लिक करें।

उपयुक्त HIGHLIGHTING स्टाइल चुनें:

'Cell Styles' में 'Bad', 'Good', 'Neutral' जैसे विकल्प होते हैं जिन्हें आप तुरंत लागू कर सकते हैं। 'Conditional Formatting' में आप अपने शर्तों के अनुसार CUSTOM फॉर्मेटिंग बना सकते हैं।

फिल कलर और टेक्स्ट कलर चुनें:

'Home' टैब में 'Font' ग्रुप में जाकर, आप ड्रॉपडाउन मेनू से टेक्स्ट और फिल कलर चुन सकते हैं।

EXCEL में "FORMAT AS TABLE" विकल्प का परिचय

"FORMAT AS TABLE" विकल्प EXCEL में उपलब्ध एक विशेष सुविधा है जो डेटा को टेबल के रूप में व्यवस्थित और प्रस्तुत करने में मदद करती है। इसके माध्यम से आप डेटा को आसानी से पढ़ने योग्य और आकर्षक बना सकते हैं। EXCEL में यह विकल्प डेटा को टेबल के रूप में व्यवस्थित और प्रस्तुत करने के लिए बहुत उपयोगी है। आइए जानते हैं इस विकल्प का उपयोग कैसे किया जा सकता है और इसके क्या-क्या लाभ हैं।

"FORMAT AS TABLE" का उपयोग कैसे करें

स्टेप 1: डेटा का चयन करें

सबसे पहले, आपको उस डेटा को चयनित करना होगा जिसे आप टेबल के रूप में फॉर्मेट करना चाहते हैं।

स्टेप 2: "FORMAT AS TABLE" विकल्प चुनें

डाटा का चयन करने के बाद, होम टैब में जाएं और "FORMAT AS TABLE" विकल्प पर क्लिक करें।

स्टेप 3: TABLE STYLE का चयन करें

"FORMAT AS TABLE" पर क्लिक करने के बाद, आपको विभिन्न टेबल STYLES दिखाई देंगी। अपनी पसंद का स्टाइल चुनें।

स्टेप 4: टेबल रेंज और हेडर कंफर्म करें

EXCEL आपसे पुष्टि करेगा कि आपने सही रेंज का चयन किया है और यदि आपके डेटा में हेडर शामिल हैं। उचित विकल्प चुनें और OK पर क्लिक करें।

"FORMAT AS TABLE" के लाभ

स्वचालित फिल्टरिंग: टेबल के रूप में फॉर्मेट किए गए डेटा में हर कॉलम में स्वचालित रूप से फिल्टर जोड़ दिए जाते हैं, जिससे डेटा को छांटना और फ़िल्टर करना आसान हो जाता है।
डायनेमिक रेंज: टेबल में डेटा जोड़ने या हटाने पर टेबल की रेंज स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती है।
बढ़ी हुई पठनीयता: टेबल STYLES और शेडिंग विकल्पों के माध्यम से डेटा की पठनीयता में सुधार होता है।
समेकित फ़ार्मुला: टेबल के साथ काम करते समय, आपको टेबल के नामों का उपयोग करने के लिए केवल कॉलम नामों का उल्लेख करना होता है, जिससे फ़ार्मुला आसान और अधिक स्पष्ट हो जाते हैं।
त्वरित स्वरूपण: टेबल विकल्पों के माध्यम से आप विभिन्न स्वरूपण विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं, जैसे कि ज़ेबरा स्ट्राइप्स, जो डेटा को अधिक आकर्षक बनाते हैं।

EXCEL में "TABLE STYLE" एक महत्वपूर्ण सुविधा है जो आपकी टेबल को देखने में आकर्षक और व्यवस्थित बनाती है। TABLE STYLE का उपयोग करके आप अपने डेटा को आसानी से पढ़ने योग्य और पेशेवर दिखने वाले प्रारूप में प्रस्तुत कर सकते हैं। आइए विस्तार से जानते हैं TABLE STYLE के बारे में:

TABLE STYLE क्या है?

TABLE STYLE एक प्री-डिफाइंड सेटिंग होती है जो टेबल के विभिन्न हिस्सों (जैसे हेडर, BANDED ROW, फ़र्स्ट कॉलम, लास्ट कॉलम, आदि) को स्वरूपित करने के लिए उपयोग की जाती है। इसके माध्यम से आप कुछ ही क्लिक में अपनी टेबल का रूप और रंग बदल सकते हैं।

TABLE STYLE के घटक

TABLE STYLE में विभिन्न तत्व शामिल होते हैं, जैसे:

हेडर रो: यह टेबल का शीर्ष भाग होता है जिसमें कॉलम के नाम होते हैं।
BANDED ROW: BANDED ROW का उपयोग करके आप वैकल्पिक रो को अलग-अलग रंगों में दिखा सकते हैं, जिससे डेटा को पढ़ना आसान हो जाता है।
फ़र्स्ट कॉलम: पहले कॉलम को विशेष स्वरूपण देकर आप उसे हाइलाइट कर सकते हैं।
लास्ट कॉलम: अंतिम कॉलम को विशेष स्वरूपण देने से वह अन्य कॉलम से अलग दिखता है।
बैंडेड कॉलम: यह BANDED ROW की तरह ही होता है, लेकिन यह कॉलम्स के लिए लागू होता है।

TABLE STYLE का उपयोग कैसे करें?

स्टेप 1: डेटा का चयन करें

जिस डेटा को आप टेबल के रूप में फॉर्मेट करना चाहते हैं, उसे चयनित करें।

स्टेप 2: "FORMAT AS TABLE" विकल्प चुनें

होम टैब में जाकर "FORMAT AS TABLE" विकल्प पर क्लिक करें।

स्टेप 3: TABLE STYLE का चयन करें

TABLE STYLE गैलरी में से अपनी पसंद का स्टाइल चुनें। स्टाइल को चुनते ही आपका चयनित डेटा उसी स्टाइल में फॉर्मेट हो जाएगा।

स्टेप 4: TABLE STYLE को कस्टमाइज़ करें

आप चाहें तो "टेबल टूल्स" टैब में जाकर स्टाइल को और भी कस्टमाइज़ कर सकते हैं। यहां आप BANDED ROW, हेडर रो, और अन्य तत्वों के स्वरूपण को बदल सकते हैं।

TABLE STYLE के लाभ

पढ़ने में आसान: BANDED ROW और कॉलम के माध्यम से डेटा को आसानी से पढ़ा जा सकता है।
पेशेवर दिखावट: प्री-डिफाइंड STYLES के उपयोग से आपकी टेबल पेशेवर दिखती है।
त्वरित स्वरूपण: कुछ ही क्लिक में आप अपनी टेबल को स्वरूपित कर सकते हैं।
डेटा विश्लेषण: TABLE STYLE का उपयोग करके आप डेटा का विश्लेषण और तुलना आसानी से कर सकते हैं।

BANDED ROW क्या है?

BANDED ROW (Banded Row) एक स्वरूपण सुविधा है जो आपकी टेबल में वैकल्पिक रो को अलग-अलग रंगों में दिखाती है। यह टेबल को पढ़ने में आसानी प्रदान करता है और डेटा को स्पष्ट रूप से अलग-अलग समूहों में विभाजित करता है। BANDED ROW का उपयोग विशेष रूप से तब किया जाता है जब टेबल में बहुत सारी पंक्तियाँ होती हैं, जिससे डेटा को ट्रैक करना आसान हो जाता है।

BANDED ROW का महत्व

बेहतर पठनीयता: BANDED ROW का उपयोग करके आप अपनी टेबल की पठनीयता को बढ़ा सकते हैं। वैकल्पिक पंक्तियों को अलग-अलग रंगों में दिखाने से आँखें डेटा को आसानी से ट्रैक कर सकती हैं।
पेशेवर दिखावट: BANDED ROW आपकी टेबल को अधिक पेशेवर और आकर्षक बनाती है।
त्रुटि में कमी: BANDED ROW के साथ डेटा को पढ़ना और समझना आसान होता है, जिससे डेटा एंट्री और विश्लेषण में त्रुटियाँ कम होती हैं।

BANDED ROW का उपयोग कैसे करें?

स्टेप 1: टेबल का चयन करें

जिस टेबल में आप BANDED ROW का उपयोग करना चाहते हैं, उसे चयनित करें।

स्टेप 2: "टेबल STYLES" विकल्प चुनें

"टेबल टूल्स" टैब में जाकर "टेबल STYLES" विकल्प पर क्लिक करें।

स्टेप 3: BANDED ROW विकल्प सक्रिय करें

टेबल STYLES गैलरी में आपको BANDED ROW का विकल्प मिलेगा। इसे चेकबॉक्स के माध्यम से सक्रिय करें।

स्टेप 4: BANDED ROW का चयन करें

विभिन्न टेबल STYLES में से एक स्टाइल चुनें जिसमें BANDED ROW शामिल हो। स्टाइल को चुनते ही आपकी टेबल में वैकल्पिक पंक्तियों को रंग दिया जाएगा।

BANDED ROW के लाभ

स्पष्टता: वैकल्पिक पंक्तियों को अलग-अलग रंगों में दिखाने से डेटा अधिक स्पष्ट और सुव्यवस्थित दिखता है।
तेजी से डेटा पढ़ना: BANDED ROW के उपयोग से आप डेटा को तेजी से पढ़ और समझ सकते हैं, खासकर तब जब टेबल में बहुत सारी पंक्तियाँ हों।
सुव्यवस्थित डेटा: BANDED ROW डेटा को समूहों में विभाजित करने में मदद करती है, जिससे डेटा विश्लेषण अधिक प्रभावी होता है।

निष्कर्ष

Excel में CELL STYLES का उपयोग डेटा को अधिक संगठित, पठनीय और पेशेवर बनाने के लिए किया जा सकता है। यह एक सरल लेकिन शक्तिशाली उपकरण है जो आपकी स्प्रेडशीट को एक नया रूप और प्रभावशाली प्रस्तुति प्रदान कर सकता है। यदि आपने अभी तक CELL STYLES का उपयोग नहीं किया है, तो अब इसे आजमाने का सही समय है।

Excel में HEADER STYLES का उपयोग करके आप अपनी स्प्रेडशीट को अधिक संगठित, स्पष्ट और पेशेवर बना सकते हैं। HEADER STYLES हेडर सेल्स को बाकी डेटा से अलग दिखाने और उन्हें आसानी से पहचानने में मदद करते हैं। चाहे आप डिफ़ॉल्ट STYLES का उपयोग करें या CUSTOM STYLES बनाएं, HEADER STYLES का उपयोग करने से आपकी स्प्रेडशीट की पठनीयता और आकर्षण दोनों बढ़ेंगे।

Excel में HIGHLIGHTING STYLES का उपयोग करके आप अपनी स्प्रेडशीट को अधिक स्पष्ट और प्रभावी बना सकते हैं। HIGHLIGHTING STYLES न केवल डेटा की पठनीयता को बढ़ाती हैं बल्कि महत्वपूर्ण जानकारी पर ध्यान केंद्रित करने और त्रुटियों को पहचानने में भी मदद करती हैं। सही HIGHLIGHTING STYLES का चयन और उपयोग आपकी स्प्रेडशीट को अधिक उपयोगी और आकर्षक बना सकता है।

EXCEL का "FORMAT AS TABLE" विकल्प डेटा को व्यवस्थित और प्रस्तुत करने के लिए एक अत्यंत उपयोगी उपकरण है। इसके माध्यम से आप न केवल डेटा को आकर्षक बना सकते हैं, बल्कि उसकी पठनीयता और विश्लेषण क्षमता को भी बढ़ा सकते हैं। इस सुविधा का उपयोग करने से आपका कार्य सरल और प्रभावी हो जाएगा।

TABLE STYLE एक अत्यंत उपयोगी सुविधा है जो आपकी टेबल को आकर्षक और पढ़ने में आसान बनाती है। इसका उपयोग करके आप अपने डेटा को व्यवस्थित और पेशेवर ढंग से प्रस्तुत कर सकते हैं। टेबल STYLES के माध्यम से आप अपनी टेबल को कस्टमाइज़ और क्यूरेट कर सकते हैं, जिससे आपका कार्य आसान और प्रभावी हो जाता है।

BANDED ROW EXCEL में एक महत्वपूर्ण स्वरूपण सुविधा है जो आपकी टेबल की पठनीयता और प्रस्तुति को बेहतर बनाती है। इसके उपयोग से डेटा को आसानी से पढ़ा और समझा जा सकता है, जिससे डेटा विश्लेषण और डेटा एंट्री में सुधार होता है। BANDED ROW का सही उपयोग करने से आपकी टेबल अधिक पेशेवर और आकर्षक दिखती है।